Ouderportaal

Veelgestelde vragen

Vraagouders: Wijzigingen/stopzettingen

Melding aan gastouderbureau
Gedurende de opvangperiode kunnen er verschillende wijzigingen plaatsvinden. Het is altijd van belang dat dit tijdig aan het gastouderbureau en de gastouders gemeld wordt. Hier zijn geen kosten aan verbonden.

We zetten een aantal voorbeelden voor je op een rijtje:

Bij verhuizing of wijzigingen in de gezinssituatie
Wanneer je gaat verhuizen, een ander telefoonnummer krijgt of er een andere wijziging in uw persoonlijke gegevens is, is dit voor de gastouder en gastouderbureau van belang om te weten.

Je moet tenslotte te allen tijde op de juiste manier bereikbaar zijn.
Ook een wijziging in uw gezinssituatie kan van belang zijn. 

Bij verandering van het aantal opvanguren 
Wanneer uit de praktijk blijkt dat de opvanguren anders zijn dan in de overeenkomst van opdracht staat aangegeven, is het van belang dat deze overeenkomst wordt aangepast. Mochten er conflicten tussen u en uw gastouder ontstaan is deze overeenkomst uiteindelijk het enige waar u op terug kunt vallen. Wanneer deze de werkelijkheid niet weerspiegelt, kunnen er vervelende situaties ontstaan.

Wijzigingen dienen minimaal 1 maand voor de definitieve wijziging schriftelijk doorgegeven worden.

Wanneer je Kinderopvangtoeslag ontvangt, is deze gebaseerd op een geschat aantal uren over het kalenderjaar. Wanneer de opvanguren wijzigen, moet het aan de belastingdienst doorgegeven worden. 

Je kan er ook voor kiezen de wijziging door te geven aan het einde van het kalenderjaar en de definitieve kosten en uren bekend zijn.  Dit betekent dat de toeslag te hoog of te laag zal zijn en er nog een verrekening zal plaatsvinden met de belastingdienst.

Link Mijn toeslagen/ mijn toeslagen app

Wanneer je wilt stoppen met de gastouderopvang moet dit zo spoedig mogelijk (uiterlijk 1 maand voor de beëindiging) schriftelijk aan het gastouderbureau en aan de gastouder gemeld worden. 

Alleen in de proefperiode (eerste 2 maanden na de start) kan er per direct beëindigd worden.

Je krijgt een schriftelijke bevestiging van de beëindiging van de gastouderopvang en het verzoek een exitformulier in te vullen welke in PortaBase voor je klaar staat.

Het is voor ons belangrijk dat je deze invult. Jouw mening wordt meegenomen in de onderzoeken naar tevredenheid.  Met de eventuele verbeterpunten gaan we aan de slag.

Wanneer je kinderopvangtoeslag ontvangt, moet je deze beëindigen per de datum dat de gastouderopvang wordt/ is beëindigd.

De kinderopvangtoeslag is een voorschot. Op de 20e van de maand krijg je de toeslag voor de komende maand, waar je de rekening pas eind van de maand zal ontvangen. Bij een beëindiging op 1 juni, ontvang je dus de laatste toeslag op 20 april, waarmee je de maand mei moet betalen.

Wanneer je voor een andere opvangvorm binnen UN1EK kiest, moet je zo snel mogelijk de gastouder en het gastouderbureau informeren. 

De coördinator beëindigt de koppeling op het moment dat je kind naar een andere opvangvorm van UN1EK gaat. De gastouder en jij krijgen een schriftelijke bevestiging van de beëindiging. Let wel! De opzegtermijn naar de gastouder van 1 maand blijft staan.

Wanneer je Kinderopvangtoeslag ontvangt moet je deze wijziging aan de belastingdienst doorgeven. 

Link Mijn toeslagen/ mijn toeslagen app

Vraagouders: Ziekmeldingen

Dit is afhankelijk van de situatie.

De vraag is welke zorg heeft jouw kind extra nodig en kan de gastouder dit bieden zonder dat de andere kinderen hieronder lijden.

Daarnaast moet er ook gekeken worden hoe besmettelijk de ziekte is.

De rijksoverheid heeft een handige app gemaakt waarin je goed kan terugvinden hoe om te gaan met allerlei ziekte(verschijnselen): KIDDIAPP

De gastouder beslist! Vaak heeft zij in haar huisregels al het e.e.a. hierover beschreven. De afgesproken contracturen moeten tot 1 maand worden betaald. De kinderopvangtoeslag voor deze periode loopt ook door.

Als je gastouder ziek is en je zelf geen vervanging kan regelen, kan je het gastouderbureau om vervanging vragen. Een medewerker zal voor je op zoek gaan binnen alle mogelijke gastouders en opvanglocaties van UN1EK.

Let wel! Een ziekmelding komt altijd onverwachts. Een medewerker van Groot in Klein is dan niet altijd direct te bereiken en als je haar bereikt hebt, moet zij nog op zoek. Oftewel voor de eerste dag is het nagenoeg niet haalbaar vervanging te regelen. Daarnaast betekent dit ook dat je je kind bij een onbekend iemand zal moeten brengen. Uiteraard voldoen alle gastouders aan alle voorwaarden en wettelijke eisen en zal bij vervanging het papierwerk ed door het gastouderbureau geregeld worden.

Garantie op vervanging krijg je niet.

Vraagouders: Financien

Het gastouderbureau heeft een kassiersfunctie. Dit betekent dat de uitbetaling via het gastouderbureau loopt. 

Wij declareren alle kosten bij de vraagouder en keren de gastouder uit wanneer het geld binnen is.

De maand waarin de opvang start zal tevens de maand zijn waarin de betalingsverplichting aan het gastouderbureau start. De facturatie vindt achteraf plaats, tenzij er een overeenkomst op vaste contracturen is.

Iedere gastouder heeft hierin zijn eigen regels. Vraag bij het kennismakingsgesprek naar de regels van de gastouder. Basis opvangtijden zijn de tijden zoals ze in de onderlinge overeenkomst staan beschreven (overeenkomst van opdracht).

Wanneer de gastouder de deur uit moet om je kind op te halen of weg te brengen, dan gaat haar werktijd in. Bijvoorbeeld: je brengt je kind om 8:00 uur bij de gastouder. De gastouder vertrekt om 8:30 uur om je  kind naar de peuterspeelzaal te brengen en zij is om 9:00 uur weer thuis. Haar totale werktijd is tot dat moment 1 uur. 

Voor de reistijd (van in dit voorbeeld een half uur) is er geen recht op kinderopvangtoeslag.

Wanneer je de gastouder vraagt bereikbaar te zijn voor de leerkrachten van de basisschool of pedagogisch medewerkers van de peuteropvang, is het redelijk dat je hiervoor een vergoeding met de gastouder afspreekt.

Je hebt over deze uren echter geen recht op kinderopvangtoeslag. Dit geldt ook voor de overblijfuren.

Wanneer een gastouder “tussen schoolse opvang” (overblijf) biedt, spreek je met de gastouder een vergoeding af, maar voor deze kosten is er geen recht op kinderopvangtoeslag. De tussen schoolse opvang valt niet onder de Wet Kinderopvang.

Wanneer je je kind eerder brengt en /of later ophaalt dan was afgesproken, dienen deze extra uren aan de gastouder uitbetaald te worden. 

Als een kind later wordt gebracht en /of eerder wordt opgehaald kan de gastouder aanspraak maken op het volledige bedrag van de afgesproken opvanguren.

Ja. 

Alleen wanneer je je vrije dag(en)/ vakantie tijdig (uiterlijk 2 maanden voor geplande vrije dag(en/ vakantie) meldt, hoeft dat niet.

Mocht je de doorgegeven uren incidenteel willen aanpassen, bv niet om 17:00 uur je kind ophalen, maar om 16:00 uur dan moet je dit uiterlijk 1 week van tevoren doorgeven. Doe je dit later dan rekent de gastouder de uren gewoon door volgens afspraak. 

Ja! Volgens contract tot maximum van 1 maand.

Je ontvangt voor deze dagen ook gewoon kinderopvangtoeslag

De gastouder zal je zo spoedig mogelijk doorgeven dat zij niet voor je kind kan zorgen wegens ziekte. 

Wij adviseren je om je vakantieplannen met die van de gastouder af te stemmen. Dit is niet altijd mogelijk. In het contract staat dat vraagouder én gastouder naar elkaar toe de verplichting hebben om een geplande vakantie, minimaal twee maanden voor vertrek, (schriftelijk) aan elkaar door te geven. 

Als de gastouder (voor langere tijd) niet beschikbaar is en jezelf geen vervanging kan regelen, kan je bij het gastouderbureau een verzoek indienen voor vervangende (gastouder)opvang. De medewerker zal haar uiterste best doen om dit bij andere gastouder of bij de kinderopvang van UN1EK te realiseren.

Soms hebben gastouders met gastouders een soort van samenwerkingsverband en stemmen zij e.e.a. onderling af. Informeer hiernaar bij jouw gastouder.

Wanneer de gastouder geen opvang verzorgt, is er geen recht op doorbetaling

Ja.

Het kan zijn dat de gastouder van de hier beschreven regels/ afspraken afwijkt. De specifieke/ afwijkende regels van de gastouder staan beschreven in jullie onderlinge overeenkomst of in de bijlage afsprakenformulier koppelingsgesprek/ huisregels van de betreffende gastouder.

De werktijden worden met de ouders afgesproken en contractueel vastgelegd. De gastouder zorgt dat hij op tijd op zijn werkplek is en de vraagouder zorgt dat hij/ zij op het afgesproken tijdstip weer thuis is. 

Eventuele extra uren worden in rekening genomen.

De eerste 2 dagen niet (zijn wachtdagen), daarna wel tot maximaal 6 weken. 

U heeft per jaar recht op 4 weken vakantie met doorbetaling. 

Ja.

De gastouder zal via PortaBase (het softwarepakket waarmee wij werken) de opvanguren waar zij recht op heeft, registeren. Aan het eind van elke maand moet je deze gegevens controleren en accorderen. Daarna volgt de factuur.

Wanneer uit jouw controle blijkt dat de registratie niet klopt, kan je ze afkeuren. Zet bij de opmerkingen wat er naar jouw idee niet goed aan is, zodat de gastouder het kan aanpassen.

Voor een aanpassing is altijd een afkeuring nodig. Gastouder zal hem vervolgens weer te accordering klaarzetten.

Ja.

Geef dit door aan de medewerker van Groot in Klein. Zij kan dit in het systeem aanpassen.

Let wel! Mocht de factuur vervolgens niet kloppen i.v.m. verkeerd geregistreerde uren, is dit op dat moment niet meer te corrigeren.

Sommige ouders kiezen er samen met hun gastouder voor om op contractbasis met elkaar in zee te gaan. Zij spreken dan een vast aantal uren per week/ maand af ongeacht ziekte, vakantie, afwijkingen in haal en brengtijden. 

Er wordt dan niet met maandstaten gewerkt. De betaling aan het gastouderbureau en de gastouder wordt dan vooraf gefactureerd.

Gastouders: Wijzigen/stopzettingen

Gedurende de opvangperiode kunnen er verschillende wijzigingen plaats vinden. Het is altijd van belang dat je dit tijdig aan het gastouderbureau en de vraagouder doorgeeft.

We zetten een aantal voorbeelden voor u op een rijtje:

Bij verbouwing
Jaarlijks wordt er naar de aanwezige risico’s m.b.t. de veiligheid en hygiëne in en rondom het opvangadres gekeken. Het is belangrijk dat het opgestelde rapport met gemaakte afspraken over deze inventarisatie  “up to date” is. Wanneer je de verbouwing aan de medewerker van het gastouderbureau doorgeeft, zal er indien nodig een afspraak voor een risico-inventarisatie worden gemaakt.

Bij wijzigingen in de gezinssituatie
Wanneer je een ander telefoonnummer krijgt of er een andere wijziging in je persoonlijke gegevens is, is dit voor de vraagouder en het gastouderbureau van belang om te weten.

Je moet tenslotte altijd op de juiste manier bereikbaar zijn.
Ook een wijziging in je gezinssituatie kan van belang zijn.  Wanneer je zwanger bent, een huisdier aanschaft, een kind uit huis gaat, e.d. is dit van invloed op de leefomgeving.

Daarnaast kan een wijziging ook beteken dat er vervolgacties genomen moeten worden.

Bijvoorbeeld
Wanneer er iemand bij je intrekt, moet diegene ook een VOG hebben en ingeschreven worden in het personenregister. 
Wanneer je zwanger bent, zal je een periode uitvallen. Met elkaar moeten we naar mogelijke vervanging zoeken.

Bij verhuizing
Een verhuizing heeft hele grote gevolgen. Je staat namelijk met jouw opvanglocatie in jet Landelijk Register Kinderopvang ingeschreven. Wanneer je verhuist en op deze nieuwe locatie opvang wilt bieden, wordt dit gezien als een compleet nieuwe aanvraag “exploitatie gastouderopvang”. Deze aanvraagprocedure duurt maximaal 10 weken nadat alle aanvraaggegevens inclusief de rapportage van de risico-iventarisatie van de nieuwe woning/ opvanglocatie compleet bij de gemeente zijn ingeleverd.

Meer hierover.
 
Bij verandering van het aantal opvanguren 
Wanneer uit de praktijk blijkt dat de opvanguren anders zijn dan in de overeenkomst van opdracht staat aangegeven, is het van belang dat deze overeenkomst wordt aangepast. Mochten er conflicten tussen u en uw vraagouder ontstaan is deze overeenkomst uiteindelijk het enige waar u op terug kunt vallen. Wanneer deze de werkelijkheid niet weerspiegelt, kunnen er vervelende situaties ontstaan.

Wanneer je wilt stoppen met het opvangen van (een) gastkind(eren) moet je dit zo spoedig mogelijk (uiterlijk 1 maand voor de beëindiging) schriftelijk aan de vraagouders en aan het gastouderbureau melden.
Dit geeft de vraagouders en het gastouderbureau de gelegenheid zo spoedig mogelijk naar een andere opvangmogelijkheid uit te kijken.
Een uitzondering op het bovenstaande is wanneer de beëindiging in de proefperiode (2 maanden na start definitieve koppeling) plaatsvindt.

Beide partijen mogen dan zonder in achtneming van de opzegtermijn de opvang per direct stopzetten.

Wanneer helemaal met het gastouderschap wilt stoppen, moet je dit ook zo spoedig mogelijk, uiterlijk 1 maand voor de gewenste einddatum schriftelijk melden aan je ouders en het gastouderbureau.

Je wordt dan volledig uitgeschreven; bij het gastouderbureau, landelijk register kinderopvang en personenregister.

In PortaBase wordt een exitformulier klaargezet. We vragen je deze in te vullen. Jouw mening/ ervaring wordt meegenomen en in de onderzoeken naar tevredenheid en kwaliteit. 

Gastouders: Financien

Het gastouderbureau heeft een kassiersfunctie. Dit betekent dat de uitbetaling via het gastouderbureau loopt. 

Wij declareren alle kosten bij de vraagouder en keren de gastouder uit wanneer het geld binnen is.

De maand waarin de opvang start zal tevens de maand zijn waarin de betalingsverplichting van de vraagouder aan het gastouderbureau start. De facturatie vindt achteraf plaats, tenzij er een overeenkomst op vaste contracturen is.

Als gastouder mag je hierin je eigen regels opstellen. Deze moeten dan wel duidelijk beschreven staan in bv het contract, de huisregels of op het afsprakenformuliergastouder heeft hierin zijn eigen regels. 

Bespreek bij het kennismakingsgesprek deze regels goed. 

De basis opvangtijden zijn de tijden zoals ze in de onderlinge overeenkomst staan beschreven (overeenkomst van opdracht).

Wanneer je als gastouder de deur uit moet om een kind op te halen of weg te brengen, dan gaat je werktijd in. 

Bijvoorbeeld: 

Een kind komt om 8:00 uur bij je. Je vertrekt om 8:30 uur om hem/ haar naar de peuterspeelzaal te brengen en je bent om 9:00 uur weer thuis. Je totale werktijd is tot dat moment 1 uur. 

Voor de reistijd (in dit voorbeeld een half uur) is er geen recht op kinderopvangtoeslag.

Wanneer je als gastouder bereikbaar bent voor de leerkrachten van de basisschool of pedagogisch medewerkers van de peuteropvang, is het redelijk dat je hiervoor een vergoeding met de gastouder afspreekt.

De ouders hebben over deze uren echter geen recht op kinderopvangtoeslag. Dit geldt ook voor de overblijfuren. Wanneer je als gastouder “tussenschoolse opvang” (overblijf) biedt, spreek je met de gastouder een vergoeding af, maar voor deze kosten is er geen recht op kinderopvangtoeslag. De tussenschoolse opvang valt niet onder de Wet Kinderopvang.

Wanneer een ouder het kind eerder brengt en /of later ophaalt dan was afgesproken, dan mag je deze extra uren registreren en dus factureren.

Als een kind later wordt gebracht en /of eerder wordt opgehaald mag je aanspraak maken op het volledige bedrag van de afgesproken opvanguren. (Je registreert de uren zoals in het contract staan beschreven)

Ja. 

Alleen wanneer de vrije dag(en)/ vakantie tijdig (uiterlijk 2 maanden voor geplande vrije dag(en/ vakantie) zijn doorgegeven, hoeft dat niet.

Mochten ouders de doorgegeven uren incidenteel willen aanpassen, bv niet om 17:00 uur het kind ophalen, maar om 16:00 uur dan moet je dit uiterlijk 1 week van tevoren doorgeven worden. Geven ouders dit te laat door, dan reken je de uren volgens afspraak. 

Bij ziekte van het kind adviseren wij eerst in onderling overleg te bepalen of hij/ zij wel/ niet kan komen. Wanneer opvang niet mogelijk is, mag je de uren zoals in het contract afgesproken volledig tot maximaal 1 maand registreren en factureren.

Als gastouder moet je je ouders zo spoedig mogelijk informeren. Ook voor jullie geldt in principe een termijn van 2 maanden. Wanneer je geen opvang biedt, heb je ook geen recht op doorbetaling.

Wanneer de ouders vervanging wensen, kunnen ze dit verzoek indienen bij het gastouderbureau.
Sommige gastouders hebben goede banden met andere gastouders en stemmen e.e.a. op elkaar af. Mocht jij zo’n samenwerkingsverband hebben, laat het je ouders dan weten.
Deze geregelde vervanging moet ook aan het gastouderbureau doorgegeven worden. Zij zorgen dat het papierwerk in orde wordt gemaakt en het goed in het systeem komt te staan.

Je geeft dit zo snel mogelijk door aan alle ouders.

Je hebt vervolgens geen recht op doorbetaling.

Mocht een ouder vervanging wensen, verwijs je ze door naar het gastouderbureau.

Ja, maar dat moet dan wel voor de start van de opvang bekend zijn.

Deze specifieke/ afwijkende regel staat vervolgens beschreven in de onderlinge overeenkomst of in de bijlage afsprakenformulier koppelingsgesprek/ huisregels van de betreffende gastouder. Ouders hebben hiervoor getekend.

De werktijden worden met de ouders afgesproken en contractueel vastgelegd. Jij zorgt dat je op tijd op de opvanglocatie (huis vraagouder) bent en de ouders zorgen vervolgens dat ze op tijd weer thuis zijn. 

Eventuele extra uren worden in rekening genomen.

De eerste 2 dagen niet (zijn wachtdagen), daarna wel tot maximaal 6 weken. 

Je hebt per jaar recht op 4 weken vakantie met doorbetaling. Met de ouders stem je de planning van de vakanties af alvorens je met elkaar een contract aangaat. 

Mag je bijvoorbeeld ook vaker vrij maar dan zonder doorbetalen. Moet (een gedeelte) van de vakantie met die van de ouders worden afgestemd?

Ja.

Jij zal via PortaBase (het softwarepakket waarmee wij werken) de opvanguren waar je recht op hebt, registeren. Aan het eind van elke maand moeten de ouders deze gegevens controleren en accorderen. Daarna volgt de factuur.

Sommige ouders kiezen er samen met hun gastouder voor om op contractbasis met elkaar in zee te gaan. Zij spreken dan een vast aantal uren per week/ maand af ongeacht ziekte, vakantie, afwijkingen in haal en brengtijden. 

Er wordt dan niet met maandstaten gewerkt. De betaling aan het gastouderbureau en de gastouder wordt dan vooraf gefactureerd.

Gastouders: Ziekte

Je geeft dit zo snel mogelijk door aan alle ouders.

Je hebt vervolgens geen recht op doorbetaling.

Mocht een ouder vervanging wensen, verwijs je ze door naar het gastouderbureau.

Dit is afhankelijk van de situatie.

De vraag is welke zorg heeft het kind extra nodig en kan jij deze als gastouder bieden zonder dat de andere kinderen hieronder lijden.

Daarnaast moet er ook gekeken worden hoe besmettelijk de ziekte is.

De rijksoverheid heeft een handige app gemaakt waarin je goed kan terugvinden hoe om te gaan met allerlei ziekte(verschijnselen): KIDDIAPP

Uiteindelijk beslis jij.

Zorg dat je standpunten voor de start van de opvang duidelijk zijn bij de ouders. Op het afsprakenformulier worden hier afspraken over gemaakt.
De afgesproken contracturen mogen tot 1 maand worden gefactureerd.

Gastouders: Eigendommen

Eigendommen van vraagouder/ gastkind
Wanneer je tijdens de opvang eigendommen van de vraagouders/ kinderen beschadigt, stuk of verloren maakt, bent je hiervoor verantwoordelijk.

Wij kennen om deze reden de verplichting van het hebben van een Wettelijk Aansprakelijkheid (WA) verzekering. Uiteraard meld je het bij het eerst volgend contact aan de vraagouder en bepaal je samen hoe de schade wordt vergoed.

Jouw eigendommen
Voor schade aan jouw eigendommen veroorzaakt door het gastkind of de ouders zijn de vraagouders verantwoordelijk.  Zij moeten de kosten aan jou vergoeden. Wij adviseren ouders bij de start van de opvang een WA verzekering af te sluiten. De meeste ouders hebben deze verzekering al.

Gastouders: Privacy

Groot in Klein werkt volgens het privacyreglement van UN1EK.

Medewerkers van Groot in Klein en ondersteunend medewerkers van UN1EK werken met de volgende informatie:
 
Persoonsgegevens vraag- en gastouders en gastkinderen:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Geboorteland
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Burgerservicenummer
  • Aansprakelijkheidsverzekering


Persoonsgegevens gastouders:

  • Gegevens van partner/ kinderen/ huisgenoten/ inwonende
  • VOG van gastouder en alle inwonende boven de 18 jaar
  • Bankgegevens
  • Certificaat/ pasje van Eerste Hulp aan Kinderen
  • Diploma’s die aantonen dat er aan de opleidingseis wordt voldaan
  • Bij autogebruik inzittende verzekering


Persoonsgegevens vraagouders:

  • Werk of opleiding
  • Bereikbaarheid
  • Noodnummers

Medische gegevens van gastouders en gastkinderen:

  • Bijzonderheden m.b.t. de gezondheid, bv medicijngebruik, allergieën

Medische gegevens van gastkinderen:

  • Ziektekostenverzekering
  • Gegevens arts


Contracten gastouders en vraagouders:

  • Bemiddelingsovereenkomst
  • Overeenkomst met opdracht met benodigde opvangdagen – tijden en afgesproken uurtarief


Financiële gegevens gastouder en vraagouders:

  • Maandfacturen
  • Jaaropgaven


Financiële gegevens gastouder:

  • Bankgegevens


Financiële gegevens vraagouders:

  • Offerte
  • Op verzoek:  inkomen en (hoogte) kinderopvangtoeslag


Opvangzaken:

  • Intakeformulier (gegevens die ons zo’n goed mogelijk beeld geven van de mogelijkheden bij de gastouder en de vraag van vraagouders)
  • Afsprakenformulier
  • Evaluatieformulier
  • Risico inventarisatie veiligheid en hygiëne

Gegevens die op de opvanglocatie aanwezig zijn

Persoonsgegevens vraagouders en gastkinderen:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adres
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Burgerservicenummer


Persoonsgegevens vraagouders:

  • Bereikbaarheid
  • Noodnummers


Medische gegevens van gastkinderen:

  • Bijzonderheden m.b.t. de gezondheid, bv medicijngebruik, allergieën
  • Ziektekostenverzekering
  • Gegevens arts

Contracten gastouders en vraagouders:

  • Bemiddelingsovereenkomst GOB- GO
  • Overeenkomst met opdracht GO-VO met benodigde opvangdagen – tijden en afgesproken uurtarief

 
Financiële gegevens gastouder:

  • Maandfacturen
  • Jaaropgaven


Opvangzaken:

  • Afsprakenformulier
  • Evaluatieformulier
  • Risico inventarisatie veiligheid en hygiëne
  • Observatielijsten n.a.v. Werken aan Welbevinden


De boven genoemde gegevens zijn om de volgende redenen nodig:

  • Wettelijke eis
  • HKZ norm (kwaliteitseis)
  • Onderhouden van contacten
  • Bijhouden van gegevens die in belang zijn voor de opvang, zorg, begeleiding en ontwikkeling van het kind


Deze gegevens zijn terug te vinden in:

  • Dossiers, welke in een kast met slot worden bewaard
  • Digitaal; computers/ laptop/ tablet zijn met wachtwoord beveiligd


Voorwaarden:

  • Wachtwoord is persoonlijk
  • Wachtwoord is sterk; gebruik (hoofd)letters, getallen, leestekens
  • Wachtwoord wordt elk jaar gewijzigd
  • Computer/ laptop/ tablet heeft een virusscanner


Delen van gegevens met derden

  • De belastingdienst; voor controle inkomsten gastouders en kosten  en opvanguren
  • GGD; voor controle dat er aan  wettelijk vastgestelde eisen wordt voldaan
  • Auditor; voor controle dat er aan de kwaliteitseisen wordt voldaan
  • UN1EK

Met anderen wordt nooit zonder toestemming informatie gedeeld.


Bewaartermijnen
Het gastouderbureau bewaart benoemde gegevens tot 7 jaar. Daarna worden ze vernietigd.
Klanten/ gastouderdossiers worden gearchiveerd bij Oasis. Eén keer per jaar worden dossiers door deze organisatie opgehaald en opgeborgen. Tot zij opgehaald worden, zijn ze opgeborgen in een afgesloten kast op het kantoor.

Ook het digitale systeem kent een digitaal archief. Na 7 jaar worden ze hieruit verwijderd.

Gastouders en AVG

Gastouders vermelden op hun eigen afsprakenformulier/ huisregels hoe zij hiermee omgaan.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen:

Vraag- en gastouders hebben recht om de eigen gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen.
Je persoonlijke gegevens worden geregistreerd in ons computersysteem, waar alleen bevoegde personen van UN1EK toegang tot hebben. Deze persoonlijke gegevens worden nooit aan derden beschikbaar gesteld, tenzij je hiervoor toestemming hebt gegeven.