Hoe gaat het gastouderbureau om met persoonlijke gegevens?

Groot in Klein werkt volgens het privacyreglement van UN1EK.

Medewerkers van Groot in Klein en ondersteunend medewerkers van UN1EK werken met de volgende informatie:
 
Persoonsgegevens vraag- en gastouders en gastkinderen:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteland
• Adres
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Burgerservicenummer
• Aansprakelijkheidsverzekering

Persoonsgegevens gastouders:

• Gegevens van partner/ kinderen/ huisgenoten/ inwonende
• VOG van gastouder en alle inwonende boven de 18 jaar
• Bankgegevens
• Certificaat/ pasje van Eerste Hulp aan Kinderen
• Diploma’s die aantonen dat er aan de opleidingseis wordt voldaan
• Bij autogebruik inzittende verzekering

Persoonsgegevens vraagouders:

• Werk of opleiding
• Bereikbaarheid
• Noodnummers

Medische gegevens van gastouders en gastkinderen:

• Bijzonderheden m.b.t. de gezondheid, bv medicijngebruik, allergieën

Medische gegevens van gastkinderen:

• Ziektekostenverzekering
• Gegevens arts

Contracten gastouders en vraagouders:

• Bemiddelingsovereenkomst
• Overeenkomst met opdracht met benodigde opvangdagen – tijden en afgesproken uurtarief

Financiële gegevens gastouder en vraagouders:

• Maandfacturen
• Jaaropgaven

Financiële gegevens gastouder:

• Bankgegevens

Financiële gegevens vraagouders:

• Offerte
• Op verzoek:  inkomen en (hoogte) kinderopvangtoeslag

Opvangzaken:

• Intakeformulier (gegevens die ons zo’n goed mogelijk beeld geven van de mogelijkheden bij de gastouder en de vraag van vraagouders)
• Afsprakenformulier
• Evaluatieformulier
• Risico inventarisatie veiligheid en hygiëne

Gegevens die op de opvanglocatie aanwezig zijn

Persoonsgegevens vraagouders en gastkinderen:

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Adres
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Burgerservicenummer

Persoonsgegevens vraagouders:

• Bereikbaarheid
• Noodnummers

Medische gegevens van gastkinderen:

• Bijzonderheden m.b.t. de gezondheid, bv medicijngebruik, allergieën
• Ziektekostenverzekering
• Gegevens arts
  
  

Contracten gastouders en vraagouders:

• Bemiddelingsovereenkomst GOB- GO
• Overeenkomst met opdracht GO-VO met benodigde opvangdagen – tijden en afgesproken uurtarief

 
Financiële gegevens gastouder:

• Maandfacturen
• Jaaropgaven

Opvangzaken:

• Afsprakenformulier
• Evaluatieformulier
• Risico inventarisatie veiligheid en hygiëne
• Observatielijsten n.a.v. Werken aan Welbevinden

De boven genoemde gegevens zijn om de volgende redenen nodig:

• Wettelijke eis
• HKZ norm (kwaliteitseis)
• Onderhouden van contacten
• Bijhouden van gegevens die in belang zijn voor de opvang, zorg, begeleiding en ontwikkeling van het kind

Deze gegevens zijn terug te vinden in:

• Dossiers, welke in een kast met slot worden bewaard
• Digitaal; computers/ laptop/ tablet zijn met wachtwoord beveiligd

Voorwaarden:

• Wachtwoord is persoonlijk
• Wachtwoord is sterk; gebruik (hoofd)letters, getallen, leestekens
• Wachtwoord wordt elk jaar gewijzigd
• Computer/ laptop/ tablet heeft een virusscanner

Delen van gegevens met derden

• De belastingdienst; voor controle inkomsten gastouders en kosten  en opvanguren
• GGD; voor controle dat er aan  wettelijk vastgestelde eisen wordt voldaan
• Auditor; voor controle dat er aan de kwaliteitseisen wordt voldaan
• UN1EK

Met anderen wordt nooit zonder toestemming informatie gedeeld.


Bewaartermijnen
Het gastouderbureau bewaart benoemde gegevens tot 7 jaar. Daarna worden ze vernietigd.
Klanten/ gastouderdossiers worden gearchiveerd bij Oasis. Eén keer per jaar worden dossiers door deze organisatie opgehaald en opgeborgen. Tot zij opgehaald worden, zijn ze opgeborgen in een afgesloten kast op het kantoor.

Ook het digitale systeem kent een digitaal archief. Na 7 jaar worden ze hieruit verwijderd.

Gastouders en AVG

Gastouders vermelden op hun eigen afsprakenformulier/ huisregels hoe zij hiermee omgaan.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen:

Vraag- en gastouders hebben recht om de eigen gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen.
Je persoonlijke gegevens worden geregistreerd in ons computersysteem, waar alleen bevoegde personen van UN1EK toegang tot hebben. Deze persoonlijke gegevens worden nooit aan derden beschikbaar gesteld, tenzij je hiervoor toestemming hebt gegeven.